תהליך קליטה (Onboarding) מוצלח מתחיל ביצירת חיבור רגשי מיידי. ערכת קבלת פנים (Welcome Kit) מושקעת, הכוללת מוצרי נייר ממותגים, ציוד משרדי איכותי ומסר אישי, משדרת לעובד החדש שהוא רצוי ומוערך. מחקרים מראים כי חווית קליטה חיובית מעלה את סיכויי העובד להישאר בארגון לטווח ארוך בשיעורים ניכרים, משפרת את הפרודוקטיביות ומחזקת את מיתוג המעסיק.
כולנו זוכרים את היום הראשון בבית הספר, ואת התחושה של הילקוט החדש והמחברות הנקיות. אותה תחושה מלווה אותנו גם בבגרותנו בכניסה לתפקיד חדש. התהליך המכונה Onboarding הוא הרבה מעבר לחתימה על טפסים והכרת המערכות הטכניות. זהו תהליך פסיכולוגי עמוק של הסתגלות חברתית ותרבותית.
כאשר עובד מגיע למקום חדש, הוא מחפש באופן לא מודע סימנים שיאשרו לו שהוא עשה את הבחירה הנכונה. ערכת קבלת פנים מעוצבת מספקת בדיוק את האישור הזה. היא משדרת השקעה, מחשבה ותשומת לב לפרטים. זהו ההבדל בין להרגיש כמו בורג במערכת לבין להרגיש כמו שותף לדרך. מחקרים מצביעים על כך שארגונים עם תהליך קליטה מובנה נהנים משיעורי שימור עובדים גבוהים משמעותית.
לפי נתונים שפורסמו במגזין העסקים Harvard Business Review, חברות שמשקיעות בחוויית עובד חיובית מהיום הראשון רואות עלייה במוטיבציה ונאמנות לאורך זמן. המטרה היא לצמצם את חוסר הוודאות ולהחליף אותו בתחושת גאווה ושייכות.
ערכת קבלת פנים היא אוסף של פריטים שנבחרו בקפידה ומוגשים לעובד החדש ביום בואו. המטרה היא לצייד אותו בכל מה שהוא צריך כדי להתחיל לעבוד בנוחות, אך גם להעביר את רוח החברה והערכים שלה. הערכה האידיאלית משלבת בין פרקטיקה לרגש, בין השימושי למעורר ההשראה.
בסטודיו שלי, אני רואה כיצד בחירה נכונה של מוצרי נייר יכולה לשדרג כל ערכה כזו. הנה רשימה של מרכיבים שמומלץ לשקול:
הערכה היא הפנים של החברה שלכם. שימוש בצבעי המותג, בלוגו ובשפה העיצובית של הארגון מחזק את הזהות הארגונית. כאשר עובד משתמש במוצר ממותג מחוץ למשרד, הוא הופך לשגריר של החברה. לכן, חשוב לא להתפשר על האיכות. יומנים ממותגים ברמה גבוהה, למשל, משדרים רצינות ומקצועיות, וגורמים לעובד להרגיש שמשקיעים בו מוצר פרימיום.
לא כל הערכות צריכות להיראות אותו הדבר. התוכן צריך לשקף את מי שאתם. חברת הייטק צעירה עשויה לבחור במוצרים טכנולוגיים ובעיצוב אורבני וחדשני, בעוד משרד עורכי דין יעדיף קו קלאסי, נקי ויוקרתי. אם ערך הקיימות חשוב לכם, שלבו מוצרים מחומרים ממוחזרים או מתכלים. אם אתם חברה משפחתית וחמה, הדגש יהיה על מגע אישי ורך.
אחד המוצרים הפופולריים ביותר בקרב ארגונים שרוצים לשדר סדר וארגון הוא פלאנר שולחני ממותג. זהו מוצר שנמצא כל הזמן מול העיניים של העובד, ומסייע לו לנהל את הזמן בצורה יעילה כבר מהשבוע הראשון. זוהי מתנה שמשדרת: “אנחנו רוצים שתצליח, ואנחנו נותנים לך את הכלים לכך”.
רבים נוטים לחשוב על מתנות לעובדים כעל הוצאה, אך למעשה מדובר בהשקעה עם החזר גבוה (ROI). עלות גיוס והכשרה של עובד חדש היא גבוהה מאוד. אם חווית הקליטה גורמת לעובד להרגיש מחובר ומחויב, הסיכוי שהוא יעזוב פוחת. מעבר לכך, עובדים מרוצים הם עובדים פרודוקטיביים יותר.
התחושה ש”רואים אותי” היא בסיסית בפירמידת הצרכים של העובד בארגון. כאשר אתם מעניקים מארז לעובד חדש, אתם בעצם אומרים לו: “חיכינו לך, התכוננו לבואך, ואתה חשוב לנו”. המסר הזה מהדהד הרבה אחרי שהמחברת מתמלאת או העט נגמר.
לפי מחקר של החברה לניהול משאבי אנוש העולמית (SHRM), עובדים שעברו תהליך קליטה מובנה וחיובי נוטים להישאר בחברה שלוש שנים ויותר בשיעור גבוה ב-69% לעומת אלו שלא עברו תהליך כזה. זהו נתון מדהים שממחיש את כוחה של ההתחלה הטובה.
כדי לבנות ערכה שתשאיר חותם, כדאי להקפיד על מספר עקרונות:
בעולם העבודה המודרני והתחרותי, היכולת לשמר עובדים מוכשרים היא אתגר אמיתי. הכלים להתמודד עם האתגר הזה לא חייבים להיות תמיד בונוסים כספיים ענקיים. לעיתים, תשומת הלב, העיצוב המוקפד והמחשבה האישית הם אלו שעושים את ההבדל הגדול ביותר. בסטודיו שלי בגבעת שמואל, אני רואה כל יום מחדש איך הנייר מצליח לרגש ולחבר בין אנשים, ואין מקום מתאים יותר לחיבור הזה מאשר ביום הראשון לעבודה.
אל תסתפקו בלוגו של החברה. הוסיפו לערכה פתק בכתב יד אמיתי. בעידן הדיגיטלי, המאמץ הקטן הזה של כתיבה ידנית חודר ישר ללב ויוצר חיבור אנושי ששום אימייל לא יכול להחליף.
את כל אהבתי לניירות, צבעים וטקסטורות אני מכניסה אלי לסטודיו.
מעצבת דימויים, טיפוגרפיה, מחברת בין ספירלות למילים.
אני שלומית. מעצבת גראפית.
מאז ומעולם אהבתי נייר. כשכל הבנות נטשו את היומנים נשארתי נאמנה לדפים הקסומים. אותם אני מחפשת עד היום.
בנסיעות לחו”ל. ממלאה את המזוודה במחברות, פינקסים, לוחות שנה ומוצרי נייר מכל הסוגים -לא יכולה להשאיר אותם בחנות. …
שנים רבות התמקצעתי בתחום הנייר והיום הנייר משיב לי אהבה.
